Бесплатная пробная версия

Ой, я не знаю: как отвечать клиенту, если не знаете ответа на заданный вопрос

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Дата последнего изменения November 17, 2020 в 9:39 am

Одна рука держит вопросительные знаки, а вторая — лампочки

Будь то секундный провал в памяти или непонятно сформулированный запрос, и вот вас застали врасплох: клиент что-то спросил, а вы не готовы дать удовлетворительный ответ прямо сейчас.

Такое может и произойти (и часто происходит) практически со всеми специалистами на их рабочих местах. Не вините себя за то, что вы не знаете ответов на все вопросы. Вместо этого освойте несколько техник урегулирования ситуаций, при которых вы не готовы немедленно предоставить ответ на вопрос клиента.

Проведите больше времени, слушая и задавая вопросы

Некоторые люди довольно многословны. Они могут формулировать вопросы сбивающим с толку образом, так что у вас складывается впечатление, что вы не знаете ответа или, что еще хуже, вообще не понимаете, о чем речь. Во время общения с такими людьми главное — не паниковать. Попробуйте аккуратно докопаться до сути вопроса.

Возможно, клиент задает вопрос о продуктах или услугах, которые вы даже не предоставляете. Если дело в этом, можете просто сообщить клиенту, что он может обратиться к представителям соответствующей организации. Если всё дело в том, что клиент что-то неправильно понял, вам понадобится лишь секунда, чтобы прояснить ситуацию. При необходимости задавайте дополнительные вопросы.

Ой, я не знаю: как отвечать клиенту, если не знаете ответа на заданный вопрос

Поделитесь имеющимися знаниями

Если не можете предоставить клиенту всю необходимую ему информацию, сообщите хотя бы те полезные сведения, которыми обладаете. Если вопрос клиента состоит из несколько пунктов или аспектов (или если у него целая кладезь вопросов), предоставьте ему ту информацию, которой владеете. Частичный немедленный ответ всегда лучше смущения и запинок. Дайте те ответы, которые вы готовы дать. Если вам нужна дополнительная информация, чтобы полностью удовлетворить клиента, — получите ее. Но сначала ответьте на те вопросы, на которые можете ответить. Это позволит вам выглядеть в глазах клиента компетентным сотрудником, даже если для ответа на остальные вопросы вам придется проверить кое-какие сведения или позвать другого сотрудника.

Никогда не лгите клиенту

Худшее, что вы можете сделать, — просто соврать клиенту. Рано или поздно клиент поймет, что его обманули. И поймет, что вы сделали это, чтобы спасти свое эго и поскорее избавиться от него. Это может разрушить взаимоотношения между клиентом и компанией: те негативные эмоции, которые вы вызвали у клиента как представитель компании, могут вызвать у него негативное отношение к компании в целом.

Клиент будет намного больше рад фразе вроде «Позвольте мне проверить эту информацию для вас» или «Я хочу уточнить кое-какие данные по этому вопросу», чем недостоверной информации, выдуманной вами на ходу. Ваше желание проверить факты перед оказанием помощи не говорит о вашей некомпетентности, оно показывает ваше небезразличие. Это диаметрально противоположно впечатлению, создаваемому ложью. Клиент лучше подождет и получит достоверную информацию, чем ощутит немедленное, но временное успокоение от получения недостоверной информации.

Ой, я не знаю: как отвечать клиенту, если не знаете ответа на заданный вопрос

Знайте, когда лучше перенаправить вопрос

Существует два способа перенаправления, когда вы не знаете, как должным образом помочь клиенту. Первый способ — перенаправить вопрос на другой аспект, второй — перенаправить вопрос другому сотруднику. Если возможно, всегда стоит сначала прибегать к первому варианту. Если ответы на вопросы, которые задает клиент, не обязательны для оказания клиенту необходимой ему помощи, нет ничего страшного в том, что вы не можете их дать.

Если, задавая вопросы, клиент отдаляется от своей проблемы, постарайтесь мягко направить его внимание на решаемую проблему. Такой подход дает два преимущества. Первое — вы избегаете неловкой ситуации, второе — вы эффективно помогаете клиенту, сосредотачивая внимание на его потребности.

Не перенаправляйте клиента без необходимости

Клиентам не нравится, когда их перенаправляют другим сотрудникам. Клиенты чувствуют себя комфортно, когда знают, что, обратившись к сотруднику компании с вопросом или проблемой, немедленно получат ответ или решение. Перенаправление от одного сотрудника к другому расстраивает клиента, который просто хотел получить небольшую помощь.

Возможность быстрого нахождения нужных клиентам ответов позволит вам избегать неловких ситуаций. Если в вашей компании есть руководство, справочник или база данных онлайн, которую можно использовать для проверки информации во время разговоров с клиентами, используйте! Если такого ресурса у вас нет, возможно, стоит предложить руководству нанять кого-то для его создания. Каждый сможет извлекать пользу из такого ресурса, и если вся информация будет собрана воедино и легкодоступна, это может привести к повышению общего уровня удовлетворенности клиентов. Делая соответствующее предложение руководству, не забудьте упомянуть о создании дополнительной ценности и улучшении процесса обучения.

В большинстве случаев клиент с большим удовольствием услышит, что вы готовы сделать всё возможное и невозможное, чтобы обеспечить ему должный уровень обслуживания. Клиент лучше услышит, что вам нужно немного времени, чтобы найти нужный ответ на сложный вопрос, чем то, что вы отказываетесь тратить на него время и перенаправляете его другому сотруднику. Ваши усилия показывают, что вы цените клиента.

Ой, я не знаю: как отвечать клиенту, если не знаете ответа на заданный вопрос

Если перенаправляете клиента, делайте это должным образом

Иногда могут возникать ситуации, при которых вы не будете знать ответа или у вас не будет полномочий для осуществления каких-либо действий. Возможно, вы не сможете с легкостью получить доступ к данным, необходимым для оказания помощи клиенту. Если вы осознали, что не сможете помочь клиенту, лучше сразу перенаправьте его другому сотруднику. Не позволяйте клиенту чувствовать себя так, будто он напрасно тратит с вами время. Если через минуту или две разговора вы всё еще не уверены в правильном ответе, ваша обязанность — перенаправить клиента тому, кто будет уверен.

Если разговариваете с клиентом по телефону, не заставляйте его долго ждать, в том числе если это связано с перенаправлением звонка. Если можете, сходите и позовите кого-то, кто точно сможет помочь. Мы обычно не хотим сообщать о проблемах своим руководителям,https://www.ladesk.com/ но порой это просто необходимо. Даже если речь о занятом представителе высшего руководства, он наверняка будет доволен тем, что вы сосредоточились на быстром решении проблемы клиента, вместо того чтобы самостоятельно пытаться что-то выяснить окольными путями. Целесообразно заранее убедиться, что вам придется перенаправить клиента только один раз.

Заключение

У клиентов порой могут быть нереалистичные стандарты, но важно помнить, что вы не можете знать абсолютно всё. Вы не являетесь некомпетентным сотрудником, если не знаете какой-то мелочи об определенной вещи. Вашу ценность как сотрудника определяет в первую очередь легкость и изящество, с которыми вы выходите из сложных ситуаций.

Evie Cooper

Guest Post Author

Evie Cooper

Evie Cooper is an experienced Team Leader and a Communication Manager, currently supporting online databases like Postcode Checker and UKAreaCode. Absolutely thrilled and enthusiastic about providing the best customer care possible, Evie might often be found online, sharing her management and customer relations tips with other experts.

Andrej Csizmadia

Andrej Csizmadia

Growth Marketer

Andy is Growth Marketer at LiveAgent. Previously, he studied International Relations and Business Diplomacy and was active as a volunteer in the world's largest student run organization, AIESEC. Running, music and reading books are his favourite free-time activities.

В своей работе наш сайт использует файлы cookie. Продолжая пользоваться сайтом, Вы выражаете свое согласие на использование файлов cookie на условиях, описанных в нашей политике конфиденциальности и использования файлов cookie.