Шаблоны сообщений электронной почты об изменении юридических соглашений

Отношения между компанией и клиентами регулируются различными юридическими соглашениями, такими как Правила и Условия Использования, Политики Конфиденциальности, Общий регламент по защите данных (GDPR от англ. General Data Protection Regulation) Европейского Союза, Политики Использования Cookie, Правила Поведения, Руководящие Принципы Сообществ и Политики Приемлемого или Допустимого Использования. Все пользователи и клиенты вашей компании должны выражать согласие с вашими юридическими соглашениями, чтобы иметь возможность совершать покупки, регистрировать учетные записи или подписываться на новостные рассылки.

Согласие с разного рода юридическими документами обычно выражается в форме проставления галочек в соответствующих полях, обозначающее, что соответствующие им соглашения были пользователем прочитаны и приняты. Тексты всех ваших юридических соглашений должны быть доступны на вашем сайте, а также содержаться в любой корреспонденции, чтобы пользователи, при необходимости, в любой момент могли вернуться и изучить любое из соглашений, под которым они ранее поставили свою цифровую подпись.

Для чего нужно рассылать сообщения электронной почты об изменениях в юридических условиях?

Компании могут обновлять свои юридические условия по целому ряду причин — начиная со стремления сделать их более понятными, организованными или полными, желания проинформировать пользователей о появлении новых функциональных возможностей и заканчивая приведением документов в соответствие с новыми законодательными актами, такими как GDPR. Любое изменение в условиях юридических соглашений, вне зависимости от причины его появления, может оказывать существенное влияние на пользователей и их права.

Если пользователь выражал согласие с вашими Правилами и Условиями Использования, то абсолютно необходимо информировать его о любых предстоящих изменениях этих правил и условий до того, как они вступят в силу. Это позволит пользователю принять новые правила и условия, закрыть свою учетную запись или отписаться от получения нового контента.

Возможные значения поля “тема” для сообщений электронной почты с уведомлением об изменении юридических условий

• Обновление Правил и Условий подписки [подписка] компании [компания]
• Правила и Условия вашей подписки [подписка] будут изменены
• Изменения в Политике Конфиденциальности компании [компания]
• Это ваши данные, поэтому вы вправе контролировать их использование
• Мы обновляем нашу Политику Допустимого Использования
• Политика Приемлемого Использования компании [компания] меняется. Вот те изменения, которые касаются вас.
• Мы вносим изменения, с тем, чтобы соответствовать требованиям нового регламента GDPR
• Еще одно письмо, касающееся регламента GDPR…

Шаблоны электронных писем об изменении юридических условий

Шаблон письма об изменении юридических условий 1 – изменения в Правилах и Условиях

Шаблон письма об изменении юридических условий 2 – обновление политики конфиденциальности

Шаблон письма об изменении юридических условий 3 – обновление политики приемлемого использования

Часто задаваемые вопросы, связанные с шаблонами электронных писем об изменении юридических условий

Когда следует отправлять электронные письма об изменении юридических условий?

Уведомления о предстоящих изменениях в политиках компании следует направлять загодя. Нужно предоставить вашим пользователям достаточно времени, чтобы ответить и/или изучить вносимые в юридические соглашения изменения до того, как такие изменения вступят в силу. Поэтому рекомендуется отправлять такие сообщения электронной почты, как минимум, за 1 неделю до того, как эти изменения станут действительны. Вы также можете включить в письмо обзор вносимых изменений, чтобы ускорить процесс согласования обновленных юридических документов.

О каких типах изменений в юридических соглашениях необходимо уведомлять пользователей?

Пользователей следует уведомлять о любых изменениях, вносимых в юридические соглашения. Неважно, существенные это будут изменения, или совсем небольшие, но вот несколько примеров таких изменений:

• В первую очередь, вы можете внести изменения в свои Правила и Условия Использования, с тем, чтобы сделать их проще и понятнее.
• Во-вторых, вы можете решить, что вам требуется собирать у пользователей больше персональных данных, чем вы собирали ранее, или вы захотите использовать персональные данные пользователей для новых целей, что скажется на вашей Политике Конфиденциальности и/или соответствии Регламенту GDPR.
• В-третьих, вам может прийти в голову изменить правила, касающиеся ограничений доступа к услугам, и, следовательно, нужно соответствующим образом менять вашу Политику Допустимого Использования.

Всегда ли нужно направлять пользователям сообщения электронной почты об изменениях в юридических соглашениях?

Пользователей необходимо уведомлять о любых изменениях, а электронная почта является одним из самых распространенных способов сделать это. Если вы не отправляете уведомления о предстоящих изменениях в ваших юридических соглашениях, то, с технической точки зрения, вы заключаете с пользователями лишь соглашения в формате “Browserwrap” (ссылки на документ доступны на вашем сайте, но пользователи могут быть не в курсе этого), что фактически делает возможным для пользователя опротестовать любые условия, с которыми он не знакомился и о которых не знал. Если же вы, напротив, направите пользователям сообщения по электронной почте и/или сформируете соглашения в формате “clickwrap”, заставив пользователей согласиться с вашими обновленными условиями с помощью всем известного поля с галочкой, то все изменения в ваших юридических соглашениях будут иметь юридическую силу.