• Шаблоны
  • Шаблоны писем с напоминанием о мероприятиях

Шаблоны писем с напоминанием о мероприятиях

Независимо от того, какое мероприятие вы организуете — онлайн или офлайн — напоминать вашей аудитории об этом мероприятии не менее важно, чем изначально проинформировать их о том, что такое мероприятие вообще планируется. Именно для этого и нужны сообщения электронной почты — напоминания о мероприятиях. Участники вашего будущего события могли зарегистрироваться на него несколько месяцев назад и уже напрочь забыть о нем или потерять за это время к нему всякий интерес. Грамотно написанные сообщения-напоминания позволят вашему мероприятию избежать забвения в умах потенциальных посетителей и поддержат заинтересованность аудитории, чтобы большинство зарегистрировавшихся на событие, в конечном итоге, действительно приняли в нем участие. Ниже вы найдете несколько сложившихся практик в написании такого рода писем, а также примеры шаблонов писем-напоминаний о мероприятиях, которые вы можете взять, доработать и использовать в маркетинговых кампаниях ваших мероприятий.

Лучшие практики написания писем-напоминаний о мероприятиях

Будьте кратки и не усложняйте

Основной задачей сообщений-напоминаний о мероприятии является напомнить вашей аудитории о предстоящем событии и поддержать ее заинтересованность вплоть до самого дня вашего события. Сообщение-напоминание должно содержать лишь важнейшие моменты, касающиеся мероприятия, в нем не должно содержаться рекламы или массы второстепенной информации, сбивающей читателя с толку. Пусть в сообщении будет всего один абзац. И обязательно оптимизируйте сообщение для прочтения на телефоне, поскольку более 80% сообщений электронной почты пользователи открывают сегодня с мобильных устройств.

пример электронного письма с напоминанием о мероприятии

Укажите основные сведения о мероприятии

Поскольку ваше письмо-напоминание о предстоящем мероприятии является, по сути, сообщением follow-up, то есть, продолжением начатой в изначальном письме-приглашении серии, в нем не нужно указывать каких-то сверхконкретных деталей. Однако вот ряд вещей, которые вам, вероятно, захочется в этом письме указать:

  • Название мероприятия и его основной предмет/тему;
  • Дату и время проведения мероприятия (с указанием часового пояса для международных онлайн-мероприятий);
  • Место проведения (для офлайн-мероприятий, желательно с указанием координат в Google Maps);
  • Краткие сведения о спикерах и о раскрываемых ими темах;
  • Программа мероприятия, особенно если у вас мероприятие на целый день;
  • Любая дополнительная информация, которая может оказаться полезной (сведения о месте проведения, правилах мероприятия и т.п.)
Шаблоны писем с напоминанием о мероприятиях

Персонализируйте сообщения, будьте приветливы

Обращайтесь к участникам по имени в дружеском и приветливом тоне, в котором бы вы написали, скажем, сообщение с напоминанием о встрече. Кроме того, напоминания можно писать от имени определенного сотрудника, а не просто от имени компании в целом, что позволит добавить вашим письмам-напоминаниям о мероприятиях еще немного дополнительной индивидуальности. И, последнее, не забудьте указать ваши контактные данные и ссылку на вашу страницу с часто задаваемыми вопросами (если она у вас есть), чтобы ваши участники легко могли получить ответы на все интересующие их вопросы до начала мероприятия.

Шаблоны писем с напоминанием о мероприятиях

Примерные темы писем с напоминанием о мероприятиях

Вот несколько эффективных тем электронных писем, которые хорошо работают в напоминаниях о предстоящих мероприятиях:

  • Напоминание об открытой регистрации на [название мероприятия]
  • Не пропустите [название мероприятия]
  • Сохраните эту дату: [название мероприятия], [дата]
  • Отметьте в вашем календаре: [название мероприятия]
  • Вы наверняка не хотели бы пропустить [название мероприятия]!
  • Напоминаем: [название мероприятия], [дата]
  • Самый масштабный [тип мероприятия] в [географическое положение]: [название мероприятия]
  • Встречайте спикеров на [название мероприятия]!
  • Ваш последний шанс услышать [спикер] на [название мероприятия]!
  • Напоминаем: [название мероприятия] состоится через [х] дней
  • Вы тоже с нетерпением ждете [название мероприятия]?
  • Вы присоединитесь к нам завтра на [название мероприятия]?
  • Напоминание: присоединяйтесь к нам [дата] на [название мероприятия]
  • Начинаем завтра! [название мероприятия]
  • Вы идете? Увидимся [дата] на [название мероприятия]
  • Приготовьтесь к сегодняшнему [название мероприятия]!
  • [Название онлайн-мероприятия] начнется через 5 минут!

Want to try and design your own templates?

LiveAgent gives you that power, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Шаблоны писем с напоминанием о мероприятиях

Общее письмо с напоминанием об онлайн-мероприятии

Hi [Name],

There are only [x] days left before the [Event Name]!

The best [industry] leaders will share their secrets and give you an insight into the techniques they’ve used for years to [achieve specific goals].

See the Agenda

WHEN: [date, time]
WHERE: Online. We’ll be hosting live sessions and releasing [x] on-demand videos that you can watch whenever you want throughout the day.
WHO: World-renowned [industry] experts like [Speaker 1], [Speaker 2] and [Speaker 3].

Don’t forget to mark your calendar, and let us know if you have any questions.

——————-
HOW TO JOIN

Click the link to join the event at the specified time and date: Join [Event Name]

Hope to see you there!
[YOUR SIGNATURE]

Письмо c напоминанием об онлайн-мероприятии и скидкой за раннюю покупку

Hi [Name],

The [Event Name] early bird pass is on sale for just [x] days, and we wanted to shoot you an email as it’s the last chance to get it!

We’ve picked the top [industry leaders] to come and share actionable [industry] hacks that are working for them in their businesses right now. Here are just a few speakers who will be presenting on [event date]:

[1 Speaker Name from Company]
[2 Speaker Name from Company]
[3 Speaker Name from Company]
[4 Speaker Name from Company]

We’ll cover [topic 1], [topic 2], [topic 3] and a ton of other topics related to [industry].

Get your free early bird pass today, and you’ll also get [additional benefits].

Get Your Free Pass Now

If you have any questions, feel free to reach out. You can also check out more information about the speakers and what they will be talking about HERE.

Look forward to seeing you at the event!
[YOUR SIGNATURE]

Письмо №1 с напоминанием о вебинаре (за неделю до мероприятия)

Hi [Name],

This email is a reminder that we’re a week away from [Webinar Title] where we will take a look at [industry] trends and best practices on how to [achieve specific goals].

We’re excited to have you join us for this event! In the meantime, here’s a quick overview of our speakers:

[1 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]
[2 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]
[3 Speaker Name and Title]: [topic / what you will learn]

Join us [date and time]. You’ll be able to access the webinar at the scheduled time by clicking the link below. We’ll be saving some time for QA at the end, so bring your questions!

Access Webinar

Please send your comments and feedback to [email address].

See you in a week!
[YOUR SIGNATURE]

Письмо №2 с напоминанием о вебинаре (в день мероприятия)

Hi [Name],

Today’s the day! This is a reminder that [Webinar Title] is set to begin today at [WEBINAR DATE AND TIME]

How to Join the Webinar:

Click the button below to join at the specified time.

Join webinar!

Note: you should not share this link with others; it is unique for you. Remember, the Webinar is viewable from both desktop and mobile.

If you have any questions or comments, please send them to [email address].

We’ll see you in a bit!
[YOUR SIGNATURE]

Письмо с напоминанием об офлайн-мероприятии

Hi [Name],

We are less than a week away from the [Event Name], where we will be talking about [topic 1], [topic 2], as well as the latest trends in [industry].

Registration opens at [time], and we will be serving light breakfast refreshments before the event begins, so do come by early to have a bite and mingle with other attendees.

Agenda: [details]
Location: [details]
Getting There: [details]
Parking info: [details]

You can find more information on the topics and speakers by visiting our event page.

Please, let us know if you cannot make it, so that we can release your seat to attendees on the waiting list.

We look forward to having you at [Event Name]!
[YOUR SIGNATURE]

Краткое напоминание об офлайн-мероприятии

Hi [Name],

This is a friendly reminder that you have a reservation to attend an upcoming event at [event location].

WHAT: [Event Name]
WHEN: [date, time]
WHERE: [address]

Click HERE for directions. Please call [number] if you have any questions.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Бонус: письмо follow-up по прошедшему мероприятию

Hi [Name],

Thanks for being a part of [Event Name]! We hope you enjoyed it as much as we did and learned something new that you could put to work today.

We want to make sure our events are valuable and worth attending. Would you mind filling out a quick survey to let us know what you liked most and where you think we could improve?

Take the Survey

If you’d like to rewind and catch up what you might have missed, here you can find the recorded speeches: link to recordings

Thanks again and looking forward to seeing you next time!
[YOUR SIGNATURE]

Попробуйте LiveAgent прямо сейчас​

Мы предлагаем вам содействие в переносе ваших данных к нам из наиболее популярных сторонних Help Desk систем.

Более 3000 обзоров Trustpilot GetApp G2 Crowd

Часто задаваемые вопросы

Почему важно отправлять письма с напоминаниями о мероприятиях?

После завершения регистрации на мероприятие ваша цель — поддерживать заинтересованность в нем ваших будущих участников. Составленное в дружеском тоне сообщение-напоминание позволяет добиться именно этой цели, а также дает вам возможность выстраивать более тесные взаимоотношения с вашей аудиторией. Кроме того, если предваряющие мероприятие сообщения добавляют вашему мероприятию ценности, в таком случае вы также повышаете шанс того, что зарегистрированные участники действительно пойдут на ваше мероприятие.

Когда лучше всего направлять сообщения-напоминания о мероприятиях?

Оптимальное время отправки уведомлений будет зависеть от типа вашего события и от вашей аудитории. В то же время, с учетом существующих в вашей отрасли стандартов, вам следует направить вашим будущим участникам, как минимум, три письма с напоминанием о мероприятии (это, не считая письма с подтверждением регистрации посетителя):

  • 1-е письмо с напоминанием: за неделю до мероприятия
  • 2-е письмо с напоминанием: за день до мероприятия
  • 3-е письмо с напоминанием: в день мероприятия

Среда и четверг считаются лучшими днями для отправки писем с напоминаниями о мероприятиях, в то время как отправки таких писем по понедельникам следует избегать.

Следует ли направлять уведомления о мероприятиях в виде простого текста или в формате HTML?

В то время как отформатированные с помощью HTML письма могут выглядеть более стильно и обеспечивать более удобное восприятие содержимого письма, сообщения в простом текстовом формате создают впечатление более естественного и персонального сообщения. При создании ваших собственных шаблонов писем с напоминаниями о мероприятиях следует попробовать разные варианты и типы, но выбор желательно остановить на том варианте, который больше всего соответствует стилю общения, принятому в вашей отрасли и конкретно в вашей компании.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Почему важно отправлять письма с напоминаниями о мероприятиях?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “После завершения регистрации на мероприятие ваша цель — поддерживать заинтересованность в нем ваших будущих участников. Составленное в дружеском тоне сообщение-напоминание позволяет добиться именно этой цели, а также дает вам возможность выстраивать более тесные взаимоотношения с вашей аудиторией. Кроме того, если предваряющие мероприятие сообщения добавляют вашему мероприятию ценности, в таком случае вы также повышаете шанс того, что зарегистрированные участники действительно пойдут на ваше мероприятие.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Когда лучше всего направлять сообщения-напоминания о мероприятиях?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Оптимальное время отправки уведомлений будет зависеть от типа вашего события и от вашей аудитории. В то же время, с учетом существующих в вашей отрасли стандартов, вам следует направить вашим будущим участникам, как минимум, три письма с напоминанием о мероприятии: одно за неделю до мероприятия, одно за день до мероприятия и одно непосредственно в сам день мероприятия.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Следует ли направлять уведомления о мероприятиях в виде простого текста или в формате HTML?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “В то время как отформатированные с помощью HTML письма могут выглядеть более стильно и обеспечивать более удобное восприятие содержимого письма, сообщения в простом текстовом формате создают впечатление более естественного и персонального сообщения. При создании ваших собственных шаблонов писем с напоминаниями о мероприятиях следует попробовать разные варианты и типы, но выбор желательно остановить на том варианте, который больше всего соответствует стилю общения, принятому в вашей отрасли и конкретно в вашей компании.” } }] }
Назад к шаблонам Зарегистрироваться БЕСПЛАТНО

В своей работе наш сайт использует файлы cookie. Продолжая пользоваться сайтом, вы выражаете свое согласие на использование файлов cookie на условиях, описанных в нашей политике конфиденциальности и использования файлов cookie.