Бесплатная пробная версия

Шаблоны отказных писем

Несмотря на то, что любой бизнес хочет постоянно радовать своих клиентов, не всегда есть возможность сказать “да” на каждый запрос клиентов. Принятие идеи о том, что клиент всегда прав, затрудняет понимание того, как сказать клиентам “нет”, не разочаровав и не потеряв их. Однако, когда клиент требует то, что недоступно, необоснованно или просто невозможно предоставить, каждый, кто участвует в прямом взаимодействии с клиентами, должен знать, как вежливо сказать “нет”.

Как сказать клиентам нет, не потеряв их интерес к вашему бизнесу

Как отказаться от запросов или требований клиентов, не рассердив, не расстроив и не разочаровав их? Вот некоторые основные приемы, которые следует помнить всякий раз, когда вам нужно написать письмо с отказом своим клиентам или потенциальным клиентам.

  • Перефразируйте слово “нет”, используя позитивный язык, и это единственное средство, которым вы должны пользоваться при написании письма с отказом.
  • Используйте простой формат отказного письма: проявите признательность, сообщите новости, расскажите, почему, предложите помощь, завершите разговор на позитивной ноте.
  • Используйте выражения сочувствия, чтобы показать, что вы понимаете чувства клиента (т.е. Я полностью понимаю, что…, Я знаю, как это должно быть неприятно…, и т.д.)
  • Всегда подробно объясняйте, почему вы не можете выполнить запрос клиента (т.е. что-то противоречит политике компании).
  • Заявите о своем отказе, не давая ложных обещаний клиентам (т.е. не обещайте внедрить функцию в ближайшем будущем, если вы действительно не планируйте этого делать).
  • Если возможно, найдите подходящую альтернативу. Даже если это не поможет клиентам, они оценят ваши усилия.
  • Убедитесь, что клиент понимает, что вы говорите “нет” его запросу, а не ему лично.
  • Если что-то изменится, свяжитесь с клиентом, чтобы сообщить ему, что теперь вы можете выполнить его запрос.

Как сказать клиенту “нет”: 7 примеров отказных писем

Будь то страх заработать плохую репутацию, испортить отношения с клиентом или полностью потерять их бизнес, отклонение запросов клиентов в любом случае может оказаться сложной задачей, если вы не знаете, как это сделать профессионально. На самом деле, научиться говорить “нет” – важный навык, особенно для тех, кто работает с клиентами. Ниже приведены некоторые стандартные образцы писем с отказом, которые вы можете использовать (и персонализировать) для взаимодействия с клиентами.

Шаблоны отказных писем
Сохраните наши шаблоны отказных писем в своих готовых сообщениях, чтобы сэкономить свое время

Как отказаться от запроса клиента о новой функции

Как сказать “нет” клиенту, который просит функцию, которая была удалена

Как сказать “нет” клиенту, который просит скидку

Как сказать “нет” клиенту, который просит о возврате/возмещении средств/обмене

Как сказать “нет” клиенту, который просит вас сделать его работу за него

Как сказать отказаться от встречи с клиентом

Как сказать “нет” проекту клиента

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Free Trial
Назад к шаблонам

В своей работе наш сайт использует файлы cookie. Продолжая пользоваться сайтом, Вы выражаете свое согласие на использование файлов cookie на условиях, описанных в нашей политике конфиденциальности и использования файлов cookie.