Шаблоны писем с приглашением

На планирование любого мероприятия (неважно, офлайн или онлайн) требуется много времени и сил. Необходимо найти подходящее место проведения (физическое или интернет-платформу/сайт), договориться со спикерами и/или ведущими мероприятия, составить расписание, а кроме того, разработать маркетинговую стратегию, чтобы охватить как можно большую аудиторию.

Последний пункт особенно важен, ведь гости — это та составляющая, без которой ни одно мероприятие нельзя будет назвать успешным. Это значит, что огромное значение имеет рассылка хорошо продуманных приглашений на планируемое событие. Важно заинтересовать как можно больше людей и получить ответы с подтверждением их намерения участвовать (сообщения RSVP – от фр.“répondez s’il vous plaît” – “пожалуйста, ответьте”).

Как составить эффективное письмо с приглашением

Существует несколько элементов электронных писем с приглашением, которые способствуют успеху в получении подтверждений на участие в предлагаемом мероприятии:

1. Имя отправителя. Если получатели не знают, от кого письмо, они вряд ли дадут вам ответ, так что, укажите в качестве имени отправителя название вашей компании, либо используйте свое собственное имя, а название компании поместите в тему письма.
2. Логотип в верхнем колонтитуле. Если получатель письма не заметил имени/компании отправителя, логотип в верхнем колонтитуле напомнит ему, от кого это письмо. Более того, размещение логотипа в верхнем колонтитуле письма с приглашением может способствовать повышению узнаваемости вашего бренда.
3. Соблюдение корпоративного стиля. Использование цветов, шрифтов, изображений и общего стиля оформления компании (одновременно с логотипом в верхнем колонтитуле) во всех ваших сообщениях также будет способствовать повышению узнаваемости вашего бренда и доверия к нему, что, в свою очередь, приведет в долгосрочной перспективе к росту выручки и окупаемости проводимых мероприятий, благодаря значительному числу пользователей, подтверждающих в них свое участие.
4. Отдельно укажите суть послания. Используйте строку под темой письма для привлечения внимания вашей аудитории.
5. Подпись в нижнем колонтитуле. В конце вашего письма с приглашением используйте те же элементы, что и в начале: фирменное название, логотип и корпоративные цвета. Кроме того, в нижнем колонтитуле нужно привести ссылки на ваш сайт и странички в социальных сетях. Это добавит шансов убедить получателя записаться на предлагаемое мероприятие.

Темы электронных писем с приглашением подтвердить участие в мероприятии

• Примите участие в предстоящей [конференция/вебинар] [название компании]!
• Не пропустите, забронируйте место на нашем [событие] сейчас
• Увидимся на [название события] на следующей [неделя/месяц]?
• Все только и говорят, что о церемонии награждения [название]…
• Добавьте в свой календарь тимбилдинговое мероприятие [название компании]
• Приглашаем Вас весело провести [утро/вечер/день] вне работы!

Шаблоны писем с приглашением

Шаблон письма с приглашением 1: приглашение на конференцию/вебинар

Шаблон письма с приглашением 2: приглашение на церемонию награждения

Шаблон письма с приглашением 3: приглашение на тимбилдинговое мероприятие

Часто задаваемые вопросы о письмах с приглашениями

Какого объема должно быть письмо с приглашением?

Как и в случае большинством других типов электронных писем, приглашения должны быть краткими и вежливыми, чтобы удержать внимание и интерес читателя. Пишите по существу, указывая важную информацию, такую как дата и место проведения мероприятия, перечень ключевых спикеров/участников/активностей, одновременно стремясь побудить читателя посетить его. Важнейший момент: обязательно поместите в ваше письмо четкий призыв к действию (CTA – call-to-action), который позволит получателю легко зарегистрироваться!

Что должно содержаться в письме с приглашением?

Хотя, как уже было сказано выше, текст приглашения должен быть лаконичным, важно также, чтобы он был в достаточной мере интересным, чтобы убедить получателей посетить ваше мероприятие. В письме должно быть указано, где и когда оно пройдет и что может дать своему посетителю. Что касается последнего момента, предлагаем вам подумать, чего ваша аудитория может искать на подобного рода мероприятиях. Сделайте свое приглашение достаточно интересным и цепляющим, чтобы убедить получателей прийти, при этом делая упор на уникальных преимуществах вашего мероприятия. И, опять-таки, не забывайте про призыв к действию!

Следует ли составлять письма с приглашениями в простом текстовом формате?

Одна картинка действительно способна сказать больше, чем можно выразить в тысяче слов, особенно если речь идет об описании места проведения захватывающего мероприятия. Изображения и видео способны с куда большей вероятностью убедить вашего читателя прийти на мероприятие, чем любые слова. Поэтому наш ответ — точно нет!